Règlements et fratries
Qui a payé quoi,
sans recalculer.
Le suivi des règlements est le sujet qui fait perdre le plus de temps à un trésorier bénévole, et celui qui produit le plus de tensions avec les familles. Presque toujours pour la même raison : le tarif dégressif des fratries est calculé à la main.
Le barème est déclaré une fois
L'école définit son barème dans sa configuration tarifaire : le tarif plein par élève, le tarif du deuxième enfant, et le tarif à partir du troisième. Chaque école a le sien, avec son libellé et sa devise.
À partir de là, plus personne ne calcule. Quand les enfants d'une même famille sont réglés ensemble, la dégressivité s'applique au groupe familial dans l'ordre prévu par le barème. Une famille de quatre enfants ne demande pas plus de travail qu'une famille d'un seul.
Un exemple chiffré
Prenons une école dont le barème annuel est de 200 € pour le premier enfant, 150 € pour le deuxième et 100 € à partir du troisième. Une famille inscrit trois enfants.
- Sans barème dégressif — 3 × 200 €, soit 600 €.
- Avec le barème appliqué au groupe familial — 200 € + 150 € + 100 €, soit 450 €.
- Réglé en trois fois — trois échéances de 150 €, chacune avec sa date propre et son statut.
Le trésorier n'a rien calculé et rien à recalculer si un quatrième enfant est inscrit en cours d'année. C'est exactement le point où les erreurs se produisent aujourd'hui, et où elles se transforment en discussion pénible avec la famille.
Les échéanciers
Beaucoup de familles règlent en plusieurs fois. Un règlement peut donc être découpé en échéances, et chacune porte :
- Son numéro d'ordre dans l'échéancier, et le nombre total d'échéances prévues.
- Sa date d'échéance propre, indépendante des autres.
- Son statut, en attente ou réglée, pointé individuellement.
L'échéancier peut être posé au niveau de la famille entière plutôt que de chaque enfant, ce qui correspond à la façon dont les familles paient réellement. Pointer la troisième échéance d'une famille se fait en une action, sans toucher aux autres enfants.
Virement, chèque, espèces
La plateforme ne prétend pas que tout le monde paie par carte. Les trois modes réellement utilisés dans une école associative sont pris tels quels :
- Virement — le cas le plus courant, rapproché par le trésorier.
- Chèque — avec son numéro enregistré, ce qui permet de retrouver un règlement contesté des mois plus tard.
- Espèces — avec un numéro de reçu, la seule preuve dont vous disposerez.
Chaque règlement est rattaché à une année scolaire, ce qui évite la confusion classique entre l'arriéré de l'an dernier et l'acompte de la rentrée.
Ce que l'administration voit
Le tableau de bord affiche le nombre de règlements dus à relancer. La liste se filtre par élève, par famille, par statut et par année scolaire. Vous savez qui est en retard, sur quelle échéance, et de combien, sans reconstruire un tableau.
Pour relancer, le carnet de liaison permet d'écrire à une famille précise ou à un groupe, en français et en arabe.
Ce que la famille voit
Le parent consulte ses propres règlements : ce qui est payé, ce qui reste dû, et à quelle date. C'est souvent suffisant pour supprimer la moitié des relances, parce que la plupart des retards sont des oublis, pas des refus.
Ce que le module ne fait pas
Il n'y a pas de paiement en ligne par carte bancaire : les règlements sont saisis après encaissement. Il n'y a pas non plus de comptabilité générale, de bilan, ni d'édition de reçus fiscaux. C'est un suivi de créances, pas un logiciel comptable. Si votre association délivre des reçus fiscaux pour des dons, ils restent à produire par ailleurs.
Ces limites sont assumées : ajouter un encaissement en ligne imposerait des frais par transaction à des structures qui comptent chaque euro, et un module comptable mal fait est pire que pas de module du tout.
Aller plus loin
Montrez-nous votre barème.
Nous le paramétrons pendant la démonstration et vous voyez le résultat sur vos propres familles.