Établissements privés hors contrat
Ce qu’un contrôle
vous demandera.
Un établissement privé hors contrat est contrôlé. Les services académiques, la mairie et parfois l'inspection du travail viennent vérifier des choses précises, et ce qui vous protège le jour du contrôle, c'est la capacité à produire une trace datée plutôt qu'une explication orale.
Précisons d'emblée : aucun logiciel ne rend un établissement conforme. La conformité tient à votre organisation, à vos locaux et à votre projet pédagogique. Un outil ne fait qu'une chose, mais il la fait bien : il garde la trace et permet de la ressortir.
Le registre des élèves, tenu à jour tout seul
Le dossier de chaque élève est constitué au moment de l'inscription, par la famille elle-même, et validé par l'établissement. Il porte l'état civil et la date de naissance, l'identité et les coordonnées du responsable légal, l'adresse, un contact d'urgence nommé avec son téléphone, les informations médicales signalées par la famille, et le consentement à la photographie.
Comme ces informations sont saisies une fois puis validées, elles ne se dégradent pas au fil des copies de tableur. La liste des élèves inscrits, avec leur classe et leur année scolaire de rattachement, s'exporte à la demande.
L'assiduité, horodatée et justifiée
Le suivi de l'assiduité est le point sur lequel un établissement hors contrat est le plus systématiquement interrogé, parce qu'il touche à l'obligation d'instruction. Une feuille de présence papier signée est difficile à retrouver deux ans après ; une trace numérique ne l'est pas.
Chaque séance produit un relevé par élève. Lorsqu'un enfant est absent, la famille dépose une justification écrite depuis son espace ; l'établissement l'approuve ou la refuse, avec un commentaire. La demande porte la date de dépôt, la date d'examen et l'identité de la personne qui a tranché. Vous disposez donc, pour chaque absence, de la chaîne complète plutôt que d'un simple statut. Le fonctionnement détaillé est décrit sur la page appel numérique.
Les communications aux familles, avec accusé
Certaines informations doivent être portées à la connaissance des familles et, idéalement, prouvées : règlement intérieur, autorisation de sortie, changement d'horaires, consignes de sécurité.
Un message peut être marqué comme exigeant une signature. La famille le signe électroniquement depuis son espace, et la plateforme enregistre la date, l'heure et le compte qui a signé. Vous savez qui a signé, qui a seulement lu, et qui n'a rien fait. Voir la page carnet de liaison numérique.
Le journal d'audit
Les actions sensibles de l'administration sont horodatées et conservées : création et suppression de comptes, modifications de dossiers, envois en diffusion. Le journal se filtre par action, par compte, par résultat et par période. Il sert autant à répondre à un contrôle qu'à trancher un désaccord interne sur qui a fait quoi et quand.
Protection des données d'enfants
Vous traitez des données de mineurs, ce qui vous place parmi les responsables de traitement les plus surveillés par la CNIL. Concrètement, la plateforme chiffre les échanges, hache les mots de passe, impose une politique de complexité, limite les tentatives de connexion répétées, et vérifie à chaque requête le rôle et l'établissement de l'utilisateur.
L'hébergement est situé dans un centre de données allemand, à Nuremberg. Aucune donnée d'élève n'est transférée hors de l'Union européenne. Une famille peut demander la suppression complète de son dossier, et l'éditeur intervient uniquement en sous-traitant, sur demande de l'établissement. Les détails figurent dans la politique de confidentialité.
La réversibilité
Un établissement qui ferme, qui fusionne ou qui change d'outil doit pouvoir emporter ses données. Si vous arrivez d'un outil de l'enseignement secondaire, les écarts structurants sont listés sur la page alternative à Pronote. Les listes d'élèves, les présences et les notes s'exportent. Posez systématiquement cette question aux éditeurs que vous consultez : la réponse vous en apprendra plus que la démonstration.
Aller plus loin
Préparez le contrôle
avant qu’il n’arrive.
Nous vous montrons ce que la plateforme permet d'éditer et d'exporter, pour que vous jugiez si cela couvre vos besoins.